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單位檔案工作總結
總結就是把一個時段的學習、工作或其完成情況進行一次全面系統的總結，它可以促使我們思考，我想我們需要寫一份總結了吧。那么總結要注意有什么內容呢？下面是小編為大家收集的單位檔案工作總結，歡迎閱讀與收藏。
單位檔案工作總結1
一、關于規(guī)范性文件制定情況
近五年來，主要是貫徹執(zhí)行國家、省、市檔案局的法律、法規(guī)及條例、辦法，沒有自主制定規(guī)范性文件，相應也就沒有應該清理的文件。
二、五年來執(zhí)法檢查情況匯報
1、20xx年三、四季度，區(qū)檔案局與區(qū)政府法制辦配合組織，對區(qū)直機關、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)及重點企事業(yè)單位共110個單位貫徹執(zhí)行《檔案法》，加強檔案工作目標管理情況，進行了一系列全面檢查考核，從檢查考核的結果看，其中好的和比較好的有54個單位，占被檢單位的49.09%，一般的有42個單位，占38.18%，較差的有14個單位，占12.73%。對檢查結果，區(qū)檔案局和政府法制辦聯合發(fā)文作了通報。對檔案工作較差的單位，我局及時發(fā)出了檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查通知書，推動了檔案工作的順利開展。
2、20xx年,對照《江蘇省檔案執(zhí)法檢查細則》，有計劃有步驟地開展檔案執(zhí)法檢查活動，在各單位自查的基礎上進行抽查，對檔案工作搞得較好的單位提請區(qū)政府表彰，依法查處違法事件和違法行為，維護檔案法律尊嚴，維護我區(qū)檔案史料的完整與安全，取得了較好的效果。
3、我局根據機關文書檔案立卷歸檔的要求，每年從六月起，對機關文書檔案逐個單位進行檢查，并評選立卷質量優(yōu)勝單位。對檢查結果，提請區(qū)委辦公室進行通報，有力地促進了機關檔案工作的`開展。
4、通過檢查和業(yè)務指導，我區(qū)已有45個單位檔案管理工作分別達到省市級標準化管理水平。
三、檔案法制宣傳情況
1、利用召開有關會議和檔案業(yè)務培訓的機會認真組織學習《檔案法》及《檔案法實施辦法》、《江蘇省檔案管理條例》，把學法、懂法和遵守檔案法律法規(guī)作為檔案業(yè)務培訓、提高專兼職檔案干部政治素質和業(yè)務素質的重要課程。同時，及時貫徹省市檔案局制定的檔案工作等級評定辦法、各類檔案管理辦法，提高檔案管理規(guī)范化水平。近五年來，我區(qū)共舉辦檔案培訓班11期，參訓人員450余人次，大大提高了檔案人員素質；
2、把國家、省市印發(fā)的《檔案法》圖解、原文以及檔案工作法規(guī)匯編及時轉發(fā)至各立檔單位，供張貼宣傳和學習了解；
3、把學習和貫徹實施“兩法”與完善全區(qū)檔案工作組織措施、規(guī)章制度、目標管理、業(yè)務建設和監(jiān)督指導緊密地結合起來，依法督促和指導各立檔單位進一步落實好檔案工作組織措施，基本形成了以區(qū)檔案館和各機關、團體、企事業(yè)單位檔案室為主體的檔案事業(yè)管理體系。我們還依法修訂了文件材料立卷歸檔、檔案保管、利用、保密、統計、移交、鑒定銷毀等規(guī)章制度和檔案工作崗位責任制并印發(fā)給各單位執(zhí)行；
4、以紀念《檔案法》頒布實施十五周年和《條例》頒布五周年為契機，先后兩次大規(guī)模開展了檔案法律法規(guī)宣傳活動，印發(fā)《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《江蘇省檔案管理條例》及其他宣傳材料20xx多份，懸掛了過街橫幅，制訂了宣傳牌，張貼宣傳畫，在市區(qū)街心公園開展檔案知識義務咨詢，解答市民提出的問題。組織全區(qū)檔案員參加《中國檔案報》主辦“劍南春杯”和省檔案局主辦的“昌盛杯”檔案法制競賽，收到了很好的效果。
單位檔案工作總結2
今天，我們在這里召開市直檔案工作會議，主要任務是，以鄧小平理論和"三個代表"重要思想為指導，認真貫徹黨的十六屆四中全會和全省檔案工作會議精神，落實科學發(fā)展觀，總結20xx年市直檔案工作，部署20xx年檔案工作任務，動員市直檔案工作者認清形勢，明確任務，振奮精神，努力工作，為鹽城早日實現"兩個率先"這一戰(zhàn)略目標而努力奮斗。我現在就20xx年度市直檔案工作情況和20xx年檔案工作意見談幾點看法：
一、關于20xx年度市直檔案工作情況
20xx年度市直檔案工作總的情況是好的，主要表現在：
1、依法治檔水平有了顯著提高。20xx年是《中華人民共和國行政許可法》正式施行的第一年，各單位普遍加強了對各項工作原始記錄--檔案的管理，既利于依法行政、科學管理，又維護了多方的合法利益，同時又符合加入世貿組織的實際需要。為鞏固以法治檔成果，提高檔案法制化水平，我局對市人大辦、公安局、人行、國稅局、審計局、農林局、勞動與社會保障局、市總工會、工商聯、鹽城師范學院、鹽城衛(wèi)生學校、悅達集團、八菱集團、農科院等14個單位檔案工作情況進行了行政執(zhí)法專項檢查。市直不少單位加深了對《中華人民共和國檔案法》和《江蘇省檔案管理條例》等法律法規(guī)立法精神的理解，加強了對檔案工作的領導，修訂了檔案工作的規(guī)章制度，完善了檔案管理網絡，加大了對檔案工作的投入，改善了檔案的保管條件。市公安局、市人行、市地稅局、市審計局、市交通局、市農發(fā)行、市環(huán)保局、鹽城工商局、市紀委等單位已將檔案工作融入到各項業(yè)務工作之中，納入計劃管理、崗位責任制考核，在做好自身檔案工作的同時，還卓有成效地對所屬單位及系統內檔案工作進行了監(jiān)督指導。市地稅局、市農發(fā)行、鹽城電信公司、市水利工程管理處等單位還召開了系統內檔案人員與分管主任會議，以會代訓，學習檔案法律法規(guī)、業(yè)務知識和最新行業(yè)標準。市地稅局、市農發(fā)行已將檔案工作納入行業(yè)規(guī)范化建設工作之中，與其它業(yè)務工作同等看待。市地稅局還制訂了系統內檔案規(guī)范化管理規(guī)劃，力爭用三年時間使系統內所有單位檔案
綜合管理整體水平達到省內一流水平，截止去年11月該系統就有30多個單位檔案工作達到省一級標準，在檔案規(guī)范化建設方面也取得了可喜的成績。市國稅局檔案工作達省特二級標準，市建設局、鹽城商檢局、鹽城電信公司、市檢察院、市社保中心等單位均達到省一級標準。總之，20xx年市直單位以規(guī)范化、標準化建設為載體的以法治檔水平又上了一個新的臺階。
2、全面完成了文件立卷歸檔改革工作。為適應國民經濟和社會信息化新形勢，貫徹"強化收集，簡化整理、細化檢索、深化利用"的業(yè)務工作方針，簡便、高效、科學地開展歸檔工作，推進歸檔文件整理工作制度化、標準化、現代化，國家檔案局制訂了國家行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》。這是我國首次以法規(guī)標準形式規(guī)范歸檔文件整理工作。市直單位經過兩年的實踐，截止20xx年9月底全面貫徹《歸檔文件整理規(guī)則》，完成了文件立卷改革工作。大部分單位根據最新一輪機構改革編制部門核定的職能，修訂了檔案歸檔范圍，基建設備等科技文件與未經收發(fā)文程序的內部文件得到了有效控制，文件歸檔率有了很大的提高，分類的科學性、編目的正確性、保管期限劃分的準確性均有了較大提高。大部分單位很注重平時歸檔工作，如市委辦對市委召開的重要會議材料，會議一結束就歸檔，公安、法院、檢察院、工商局、地稅局、國稅局、供電公司、電信公司等部門業(yè)務檔案隨時形成隨時歸檔，市地稅局等單位不但完成了20xx年度文件材料歸檔工作，還完成了20xx年已形成文件材料的歸檔工作。
3、檔案信息化水平有了顯著提高。近年來、市直單位在對文件立卷歸檔實行改革的同時開始加強檔案信息化工作。20xx年市級機關工委、國稅局、科協、農機局、商檢局、社保中心、局、海事局、審計局、銀寶公司、住房公積金管理中心、石油公司、水利工程管理處、計生委等14個單位配置了檔案管理軟件，截止20xx年底，共有60個市直單位有了檔案管理專業(yè)軟件，建立了檔案檢索目錄數據庫，既提高了檔案檢索速度，又提高了檔案查全率、查準率。鹽城師范學院、鹽城工學院和市公安局建立了檔案網站，鹽城供電局、電信公司、鹽城國稅局、地稅局、工商局、鹽城發(fā)電廠、射陽港發(fā)電廠等單位可在計算機中實現全文檢索。從而實現了檔案利用工作的網絡化。
4、重點工程項目檔案工作得到了加強。市高速公路指揮部、市水利局、鹽城供電局、鹽城發(fā)電廠、鹽城電信公司、悅達集團等單位非常重視重點工程項目的檔案工作，項目檔案建檔做到與工程實體建設同步，為今后工程維護、運行留下了寶貴的科技資料。高速公路指揮部還制訂了工地標準檔案室標準，在鹽通、鹽淮、鹽連三條路段所有施工單位中全面推行。
20xx年度市直各單位檔案工作雖然取得了一定的成績，但也存在一些不足。如有個別單位檔案法制意識極差，還不知道中國有個檔案法；少數單位不重視基建設備等科技檔案工作；部分單位檔案人員變動頻繁，甚至有的單位一年換幾個檔案員，非常不利于檔案工作的有效開展等等。希望存在上述問題的單位能夠按照《中華人民共和國檔案法》和《江蘇省檔案管理條例》的有關要求，加強對檔案工作的領導，做好檔案工作，使檔案工作在各項工作中發(fā)揮應有的作用，為全市三個文明建設服務。
二、20xx年工作意見
20xx年市級機關、市直及省屬駐鹽單位檔案工作的總體要求是：以鄧小平理論和"三個代表"重要思想為指導，全面貫徹黨的十六大、十六屆三中、四中全會精神，緊緊圍繞"兩個率先"目標，大力創(chuàng)新檔案工作服務機制，進一步提高檔案工作為中心工作服務水平，在改革創(chuàng)新中開創(chuàng)各單位檔案工作新局面。根據這一總體要求，結合我市實際情況，提出如下意見：
1、繼續(xù)認真貫徹"強化收集、簡化整理、細化檢索、深化利用"的業(yè)務工作方針。各單位要嚴格按照國家檔案局印發(fā)的《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》、《機關檔案保管期限的規(guī)定》等規(guī)范性文件的要求，認真組織，妥善安排，切實做好20xx年度應歸檔文件材料的收集、整理工作，確保按時完成。對20xx年應歸檔文件應按照《歸檔文件整理規(guī)則》做到職能活動中形成的文件一辦理完畢就進行歸檔。我局擬于5月底開始組織檢查驗收，希各單位做好檢查驗收的各項準備工作。
2、切實加強室藏檔案文件級目錄數庫工作。各單位20xx年度形成的室藏檔案文件級目錄必須全部錄入符合《江蘇省文書檔案文件級目錄數據庫結構與數據交換格式》（DB32/505-20xx）標準的檔案管理軟件，真正實現計算機檢索和管理。此項要求今后將作為各單位年度檔案工作"評先"和"省一級檔案室"評定的必備條件。為便于館室信息共享，推薦各單位使用省檔案局研制的"永樂文檔一體化"管理軟件。
3、認真抓好本單位及所屬單位的檔案工作目標管理，促進檔案工作規(guī)范化、標準化、現代化的進程�！督K省檔案工作等級評定試行標準》已施行一年，《標準》中的各項條款是對等級評定工作的要求，也是各單位檔案業(yè)務建設的工作標準，希各單位正確認識，積極貫徹，省三級是基本要求，由各單位自行對照檢查，年內擬達省二級以上標準的請于4月底前將計劃上報我局業(yè)務指導處。
4、進一步加強檔案執(zhí)法檢查工作的力度。20xx年我們對包括市人大辦在內的14個單位檔案工作進行了執(zhí)法檢查，收到了很好的效果并得到了被檢查單位的肯定，對檢查中提出的整改意見將于今年年底進行復查。為了使檔案行政執(zhí)法檢查工作進一步規(guī)范化、正�；�，結合檔案工作的特點，20xx年度的執(zhí)法檢查工作我們將采取提前一個月電話通知的辦法進行，希各單位按照執(zhí)法檢查細則，認真對照，抓好落實。
5、進一步加強檔案業(yè)務人員的繼續(xù)教育和崗位培訓工作。 20xx年我局將根據市委組織部關于加強全市干部教育工作的意見，結合全市檔案員隊伍實際情況，舉辦一期檔案業(yè)務人員崗位資格培訓班，對象主要是各單位新調整的檔案業(yè)務人員及未參加過省檔案局新編教材崗位培訓的在職專（兼）職檔案人員。同時，將根據國家檔案局關于加強檔案業(yè)務人員繼續(xù)教育工作的基本要求，舉辦3-4期檔案業(yè)務新知識短期培訓班，時間一天左右，希各單位檔案業(yè)務人員對照要求，積極參加。
6、落實檔案"分類方案備案制度"。分類方案是各單位開展檔案業(yè)務工作的基礎，各單位應根據本部門的職能，結合檔案工作的新規(guī)則、新要求制定一套可操作性強、切合實際的"分類方案"，根據國家檔案局貫徹國家行政許可法制定的"分類方案備案制度"的要求，結合我市檔案工作的實際，各單位要將本單位文件資料的歸檔范圍、保管期限及分類方案三位一體的本單位檔案分類方案表于6月底前報送我局備案。
7、圍繞服務中心工作目標，抓好經濟科技類檔案的監(jiān)督檢查。突出抓好交通、水利、能源等部門的重點工程項目檔案建設。對改制企業(yè)的檔案各主管部門要督促做好收集、整理、監(jiān)交工作。適時對私營企業(yè)的.檔案工作進行檢查指導。繼續(xù)做好信用檔案工作。
8、大力協助做好社區(qū)檔案工作和及時報送檔案年統工作。各雙掛單位要積極支持社區(qū)檔案工作，我們將把社區(qū)檔案工作情況列入其雙掛單位檔案工作的考評事項。同時將把檔案年統工作納入年度檔案工作評比的必要條件。
9、做好到期檔案移交的準備工作。市檔案館將于近年接收文件立卷改革前各立檔單位形成的檔案，請各單位做好立卷改革前的永久和長期保存的檔案文件級目錄數據庫的建立工作，整理好各自的政策法規(guī)文件匯編、年鑒、志書、大事記等出版物，編寫好全宗介紹、組織沿革，待進館時隨檔案一并移交給市檔案館。
三、如何做好20xx年度檔案工作提三點要求：
一是要加強學習。大家都知道二十一世紀是知識爆炸的時代，知識更新的速度有時達到一月一次，一天一次，處在這樣的時代，我們應該時刻保持強烈的求知欲望和端正的學習態(tài)度，否則就會很容易被時代所拋棄、所淘汰。革命導師列寧曾告誡我們要"學習、學習、再學習"，我們敬愛的總理也曾要求要我們"活到老，學到老"。黨的十六屆三中全會《決定》要求"全黨同志必須聯系實際刻苦學習，做到理論與實際、學習與運用、言論與行動相統一，創(chuàng)造性地開展工作"、四中全會要求全黨要"營造全民學習、終身學習的濃厚氛圍，推動建立學習型社會"，從某種程度上講，學習已成為我們立足社會，爭取進步的第一要素。特別是我們這些在機關從事文秘性質工作的同志，加強理論和專業(yè)知識的學習就顯得更為重要。專業(yè)知識主要從四個方面學：一是參加檔案部門組織的檔案知識培訓。包括資格培訓和繼續(xù)教育培訓；二是從書本學習�！稒n案工作文件選編》《中國檔案》《檔案與建設》等專業(yè)書刊既是我們平時工作的工具書，更是我們提高專業(yè)水平的"加油站"；三是積極參加協作組活動，互幫互學，共同提高；四是從網上學。
二是要認真。檔案是歷史的真實記錄，檔案工作是造福子孫的事業(yè)，是自己實踐的記錄，后人是要檢查的，要對得起歷史。講：世界上怕就怕"認真"二字，共產黨就最講認真。認真就是有事業(yè)心、有責任心，有敬業(yè)奉獻精神。我們要做到及時、主動、超額完成各項工作。
單位檔案工作總結3
全程管理已成為現代文件、檔案管理的重要理念和方法。但全程管理“什么”“怎么管”到全程，這就要構建檔案管理制度體系和質量管理體系，通過合同管理、培訓指導、檢查監(jiān)督和績效考核等積極有效的措施，強化檔案人員事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關等多環(huán)節(jié)控制；特別是充分利用信息化技術平臺，對各類檔案實施動態(tài)管理，保障文件、檔案的全過程控制和規(guī)范化管理。經考察與研討，“344”制度可以建構起這樣的體系。
一、什么是“344”制度
“344”制度是筆者對檔案工作“三納入”“四參加”“四同步”等制度的一種簡單、概括的說法，是改善單位文檔控制系統的突破口，是加強單位檔案工作制度化建設的根本要求，更是文件、檔案工作全程管理機制化建設的總抓手。下面，筆者對“344”制度進行更為詳細的解讀。
（一）對檔案工作“三納入”制度具體內容的解讀。一是納入單位各項工作計劃；二是納入單位領導工作議程；三是納入單位規(guī)章制度、工作流程及有關人員崗位責任制。
單位（這里指各級各類單位，以下簡稱單位）檔案工作要納入全年總的工作計劃和中長期規(guī)劃之中，開展重大活動時檔案工作要納入工作方案之中，建設項目文件材料形成、積累與歸檔必須納入制度或合同之中，目的是加強對文件、檔案工作的超前控制、全程管理。納入計劃的檔案工作事項通過考核來評介優(yōu)劣并對檔案部門和檔案人員的工作進行嚴格的獎懲。這是第一個納入。
第二個納入是指納入單位分管檔案工作領導的議事日程。根據檔案工作法律法規(guī)的有關要求，每個單位都有分管檔案工作的領導，但分管領導不能是個擺設，要通過認真貫徹《檔案法》《機關檔案工作條例》《企業(yè)檔案工作規(guī)范》《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》和《科學技術檔案管理條例》以及上級對檔案工作的有關規(guī)定，熟悉檔案工作，切實加強對本單位檔案工作的領導。分管領導還要熱心解決實際問題，更要關心檔案人員的工作和生活。毋庸諱言，還有不少單位的領導有“分而不管”的現象，他既不去了解檔案管理具體事務，也不想方設法為檔案工作和檔案人員解決實際問題。我們認為，在檔案事業(yè)的發(fā)展上，既要靠法治又離不開人治，所以，檔案工作做得好不好，領導重視是關鍵。檔案部門或檔案人員要學會（并善于）爭取領導的重視，與領導有良好的工作溝通和互動，主動地訂閱檔案報刊、及時呈送本地檔案簡報，經常向分管領導匯報檔案工作開展情況、取得的成績和存在的問題，經常把工作情況、計劃思路形成材料上報領導；檔案部門的重要會議、工作和活動，要爭取分管領導參與，讓分管領導能更加全面地了解檔案工作的重要性，深刻認識自身的歷史責任，更多地解決檔案部門自身無法解決的問題，切實改善檔案工作各方面環(huán)境與條件。
第三個納入即納入分管領導的崗位責任制、納入辦公室負責人的崗位責任制、納入專兼職檔案人員的崗位責任制之中，并最好與經濟責任制掛鉤。在年終考核時，辦公部門負責人和檔案人員組成考核組對單位各職能部門或下屬單位檔案工作進行考核或開展年檢。當然，這種考核若能與經濟責任制掛鉤、認真實行獎優(yōu)罰劣，那就會促進單位檔案工作平穩(wěn)、健康、可持續(xù)發(fā)展。此外，各級各類單位都制訂了各項工作制度或工作流程，檔案工作的有關細節(jié)有必要作為一項重要條款納入工作制度或工作流程之中。
�。ǘ⿲n案部門或人員“四參加”制度具體內容的解讀。一是檔案部門或人員參加單位會議或重要活動；二是參加科研課題審定會；三是參加基建項目驗收會；四是參加設備開箱驗收活動。
關于第一個參加，有人會說，檔案員哪有這么大的權力？是的，某個局的局務會議、班子會議或某某公司的董事會、班子會議等好多會議，檔案人員是不能參加的，但我們說檔案工作歸口辦公部門管理，辦公室主任（或行政部經理）參加了會議，同樣能起到對文件、檔案和檔案工作的監(jiān)督和指導作用。一般說來，單位辦公部門負責人會參與單位重大活動、重要會議等，于是，辦公部門負責人會將掌握的情況與檔案人員溝通，檔案人員在其領導下跟蹤事情發(fā)展的全過程，這同樣可以做到了解情況、全程關注、超前控制，履行好檔案工作之職權。
其它三個參加，檔案人員必須到場并行使職權，對文件材料完整、準確、系統進行把關、驗收；科研檔案工作者不僅限于參加課題審定會，他應當把科研工作與計劃管理、課題管理和成果管理緊密結合�？蒲袡n案也應當實行四同步制度；生產性企業(yè)的檔案部門和人員要參加新產品鑒定會。
單位引進或購置設備，開箱時，有關部門應當通知單位檔案室及本部門兼職檔案員參加設備隨機資料驗收，并準確填寫開箱驗收單，將收集到的開箱材料進行登記造冊，及時向檔案部門辦理移交手續(xù)。開箱材料完成移交歸檔后，設備部門需要利用時，需向綜合檔案室辦理借用手續(xù)。
�。ㄈ⿲n案工作“四同步”制度具體內容的解讀。一是下達計劃任務與提出項目文件材料的歸檔要求同步；二是檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料形成情況同步；三是驗收與鑒定項目文件材料同步；四是上報登記和評審獎勵項目與檔案部門出具項目文件材料歸檔情況同步。
“四同步”制度總的目的也是為了確保文件材料在每一個環(huán)節(jié)得到有效控制，防止文件、檔案材料失控、斷檔或散失。因此，各單位在布置、檢查、總結、驗收工作時，同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作，做到保證檔案工作的及時性、真實性、完整性、準確性、保密性，確保檔案工作的有序開展。
二、如何貫徹執(zhí)行“344”制度
當前，社會、經濟、科技、文化的迅猛發(fā)展為檔案工作提供了更為廣闊的拓展空間，也出現了更為復雜的生存環(huán)境。于是，檔案管理法制化成為做好檔案工作的重要保障。
要確�！�344”制度的執(zhí)行，第一件事是要把這些要求納入單位關于檔案工作的總章程，如在《某某單位檔案管理規(guī)定（或辦法）》的總則中列入“344”各項條款。第二件事是把文件、檔案管理要求納入合同管理。
�。ㄒ唬┘{入有關項目檔案要求的條款。在各部門簽訂的合同中，必須要結合合同內容，編寫具體條款，明確合同執(zhí)行完畢時合同乙方應向甲方提交的項目檔案的范圍、內容、版本、套數、時間以及對所提交的項目檔案的整理、歸檔責任；同時，為便于單位檔案數字化建設，避免重復投入，合同乙方應向甲方在提交紙質文本的同時提交數字信息。這項條款使合同乙方單位在簽署合同時，就對檔案要求有了概念，明確了檔案和檔案管理的有關要求，避免了合同結束時，就合同執(zhí)行中產生的.文件材料的歸檔問題發(fā)生扯皮現象。
�。ǘ┘{入有關檔案保證金的條款。在合同中設立有關檔案保證金的條款，預留項目檔案質量保證金。這筆預留款的多少，由制定合同的各有關部門來確定。施工合同中，檔案保證金可與工程質量保證金捆綁在一起，通常在合同價款的10%左右。這項條款加入了經濟制約手段，把項目檔案的編制和移交作為工程實施的一項內容，不完成就無法拿到完整的工程款，強制合同乙方單位及時認真完成。通過合同會審流程中加入檔案審核的環(huán)節(jié)，強化各部門的檔案管理意識，通過合同簽訂環(huán)節(jié)控制文件和檔案管理，避免合同文件材料歸檔時的扯皮現象，促進工程檔案歸檔工作。說到這里，筆者認為，為了簡化程序、強化合同管理，制定“項目”合同范本，單位簽訂的每一份合同，都有關于文件材料形成、積累和歸檔要求的不可省略的專用條款，省去了檔案部門的審核過程，在簡化合同會審流程的同時，達到了通過合同簽訂環(huán)節(jié)強化文件、檔案管理的目的。
�。ㄈ﹪腊押贤犊铌P。財務部門在修訂合同付款程序時，把檔案部門加入合同付款審核流程，明確在每一份合同執(zhí)行完畢支付每一筆款項時，必須經過檔案部門審核。檔案部門經清點、驗收合同文件資料完整歸檔后，簽字確認，再進入下一個付款審批環(huán)節(jié)。這樣，所有合同每次付款都經過檔案部門，使得檔案部門能夠及時催交應歸檔文件資料，督促文件資料歸檔工作順利進行。
第三件事是要把文件、檔案管理要求納入單位各項規(guī)章制度和工作流程。如，會計檔案工作要納入單位財務管理制度中，納入財務工作計劃，納入財會人員的崗位責任制。在布置、檢查、總結、驗收財務工作的同時，要同時布置、檢查、總結、驗收財務檔案工作。又如聲像、電子檔案工作必須納入相關部門的管理制度中，與各項管理制度緊密結合，實行文件制作工作和建檔工作同步管理，即文檔制作人員接受任務與認可聲像、電子材料的歸檔要求同步進行�？傊瑔挝还ぷ髦贫扔泻芏�、單位各項工作流程不一樣，但要把文件、檔案管理要求納入單位各項規(guī)章制度和工作流程的做法是一樣的，目的就是要確保文件、檔案收集得齊全完整、準確系統、安全可靠。
第四件事是要建好臺賬，加強考核。檔案人員要專門準備一個本子，專門記“344”制度是如何執(zhí)行的。最好是在工作的每一個步驟之后或在每做完一件事情之后，就立即將已產生或形成的材料收集起來，做到及時取證，形成檔案工作考核臺賬，保證有據可查，免得日久忘記遺漏。檔案工作不到位，檔案員有權行使否決權，可借助年終考核、項目驗收、經濟責任制兌現等手段確保檔案工作擔當起崇高而光榮的使命。
檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規(guī)律的重要依據。借助檔案，我們能夠較好地了解過去，把握現在，預見未來。隨著社會的不斷進步、經濟的不斷發(fā)展，大多數單位檔案的擁有量和利用率高速增長，因此，機關、企事業(yè)單位檔案管理必須堅持高起點、高標準、高要求，突出規(guī)范化、科學化、標準化、信息化、現代化，不斷提高單位各類檔案質量和不斷深化各類檔案信息的有效開發(fā)和合理利用，切實提高工作效率，更好地服務經濟和社會發(fā)展。
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