文書檔案工作計劃通用

　　光陰的迅速，一眨眼就過去了，我們的工作又將在忙碌中充實(shí)著，在喜悅中收獲著，做好計劃，讓自己成為更有競爭力的人吧。你所接觸過的計劃都是什么樣子的呢？以下是小編精心整理的文書檔案工作計劃通用，希望能夠幫助到大家。

文書檔案工作計劃通用1

　　一、科技計劃項目與項目檔案

　　由國家科技計劃中安排實(shí)施，由單位或個人承擔(dān)，并在一定時間周期內(nèi)進(jìn)行的科學(xué)技術(shù)活動就叫國家科技計劃項目。1982年，國家出臺《“六五”國家科技攻關(guān)計劃》，標(biāo)志我國科技計劃正式從科技規(guī)劃中獨(dú)立出來，到20xx年，進(jìn)入“十二五”時期。已有五大類，三十多種計劃支撐著國家各個領(lǐng)域的科技需求。這些科研活動中（管理及實(shí)施）形成了大量的、具有保存價值的各種原始記錄，承載信息的各種載體通過收集整理、歸檔、組卷的等活動形成的能夠反映科研活動過程全貌的有機(jī)文件組合體，即為國家科技計劃項目檔案（以下簡稱項目檔案）。作為組織機(jī)構(gòu)在科技活動直接形成的、具有保存價值的信息記錄，科技檔案與一般的“技術(shù)資料”有本質(zhì)的區(qū)別，是“一次”特定的科研活動中形成的原始的、完整的記錄，是人類改造自然的產(chǎn)物，是具有創(chuàng)造性的成果和財富，是珍貴的科學(xué)技術(shù)資源，對于促進(jìn)科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步、生產(chǎn)的發(fā)展和生產(chǎn)力的提高，具有重要的現(xiàn)實(shí)作用，并且具有長遠(yuǎn)的歷史查考價值。

　　二、課題制管理與項目檔案管理內(nèi)容的變化

　　為集中科研優(yōu)勢，保障國家科技計劃項目的創(chuàng)新與成功，20xx年，國家科技計劃項目全面實(shí)行課題負(fù)責(zé)制，根據(jù)任務(wù)內(nèi)容，鼓勵跨部門、跨學(xué)科選擇課題組成員，組成臨時的研發(fā)團(tuán)隊，研發(fā)任務(wù)完成后，團(tuán)隊即解散。研發(fā)團(tuán)隊成為了項目檔案管理的主體單位，項目負(fù)責(zé)人同時作為項目檔案管理的責(zé)任人，承擔(dān)項目檔案管理的相關(guān)職責(zé)。

　　實(shí)現(xiàn)項目――課題管理模式后，檔案管理變?yōu)橐皂椖繛闋恳�，收集的檔案需體現(xiàn)項目管理的全過程，項目檔案不再是簡單的科技檔案，而是圍繞一個科研項目形成的全套科技文件的總稱，體現(xiàn)從申請立項到成果驗(yàn)收全過程文件。包括了科技管理部門在管理過程形成的管理檔案，以及主持、承擔(dān)單位在研發(fā)過程中現(xiàn)成的管理檔案和科研檔案，這些檔案包括了傳統(tǒng)意義上的文書檔案、財務(wù)檔案和科技檔案（基建檔案、設(shè)備檔案、研發(fā)檔案等）。項目檔案所涉及的過程和類別改變了傳統(tǒng)的文書檔案、財務(wù)檔案、研發(fā)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案的分類設(shè)置模式，打破了學(xué)科間的界限。對于國家科技計劃項目檔案管理，國家目前無相關(guān)的檔案管理規(guī)定，對于從事檔案工作的管理人員而言，項目檔案管理包括了行政和業(yè)務(wù)兩個的層面的融合管理，是對傳統(tǒng)檔案管理模式的變革和挑戰(zhàn)。

　　三、國家科技計劃項目檔案管理面臨的問題

　�。ㄒ唬┲黧w多元化使項目檔案管理過程復(fù)雜化。采用跨行業(yè)、跨單位組成大型的科研團(tuán)隊后，項目的承擔(dān)單位由一家變?yōu)槎嗉遥�項目管理及�?shí)施主體進(jìn)一步多元化、復(fù)雜化。項目形成檔案的主體多元化，包括了各級管理部門、主持單位、合作單位、協(xié)作單位等多種職能、多種性質(zhì)的單位。由于國家現(xiàn)行科技檔案管理模式對各主體之間的歸檔責(zé)任沒有明確規(guī)定，加上單位之間的競爭、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)等多種復(fù)雜的關(guān)系，項目檔案管理過程更進(jìn)一步復(fù)雜化。

　�。ǘ�）科技項目檔案管理規(guī)范建設(shè)滯后。隨著國家大量科研計劃項目的開展，科技部先后出臺了一些列的管理規(guī)范，這些管理規(guī)范主要從科技行政部門的角度對項目管理過程提出要求，重點(diǎn)是科技項目的立項和驗(yàn)收管理，對項目檔案的管理僅提出了要求但無相關(guān)的規(guī)范，國家科技計劃項目管理依然按原來的科技檔案管理模式進(jìn)行。相比眾多的科研項目管理規(guī)范而言，我國現(xiàn)行部級科技檔案管理標(biāo)準(zhǔn)僅5個：《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》、《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》、《國家高技術(shù)研究發(fā)展計劃（863）文檔材料管理辦法》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》。這些規(guī)范多是二、三十年前的標(biāo)準(zhǔn)，已不能滿足各種類別的國家科技計劃項目檔案管理的需求。在國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)未及時制定的情況下，基層管理部門急需制定單位科研計劃項目檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度。

　�。ㄈ�）傳統(tǒng)科技檔案管理的模式的融合與變革。由于我國目前尚無統(tǒng)一的項目檔案管理模式，1998年前，國家科技計劃項目檔案是科技檔案的一部分。各管理主體在各自科技行業(yè)主管部門的業(yè)務(wù)主導(dǎo)下進(jìn)行，形成了專業(yè)性、種類和類別多樣性、成套型和現(xiàn)實(shí)性等特點(diǎn)，這些特點(diǎn)的形成是科技檔案作為科技、生產(chǎn)活動的.記錄和產(chǎn)物密不可分的。

　　傳統(tǒng)的科技檔案管理工作分為檔案事業(yè)（行政）管理和檔案業(yè)務(wù)管理兩個部分，檔案事業(yè)（行政）管理又稱為檔案宏觀管理，承擔(dān)這部分工作的是檔案行政管理部門和各級專業(yè)主管部門。檔案業(yè)務(wù)管理又稱為檔案微觀管理，是以科技檔案為對象的科技檔案管理工作，承擔(dān)這部分工作的是基層科技管理機(jī)構(gòu)和科技專業(yè)檔案館，基本工作內(nèi)容是科技檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和開發(fā)利用等項業(yè)務(wù)工作。

　　對于科研單位而言，科技檔案業(yè)務(wù)管理活動通常是單位科技管理部門和檔案管理部門共同參與管理下完成，文件的形成階段主要受控于科技管理部門，檔案管理部門負(fù)責(zé)制定相關(guān)的歸檔管理制度，形成的“科技文件”通過一定的歸檔制度收集、整理，鑒定后移交到檔案管理部門即形成“科技檔案”。事實(shí)上，受傳統(tǒng)管理模式的影響，在科研課題按項目管理模式實(shí)施后，課題組成員成為項目管理的主體，管理人員（科技、檔案）通常難以進(jìn)入課題組，在項目實(shí)施（即形成檔案）的過程中，科技管理部門主要負(fù)責(zé)項目的管理、實(shí)施、考評等一些列重要過程，重點(diǎn)是課題計劃、進(jìn)度、經(jīng)費(fèi)的管理，而檔案管理部門無任何實(shí)質(zhì)上的管理“權(quán)力”，難以發(fā)揮管科研課題管理（即科技文件形成）過程中的宏觀管理功能，無法掌控“科技文件”的形成及流向，成為被動接收、埋頭整理、提供利用的“服務(wù)部門”。被動收集的科技檔案勢必存在不系統(tǒng)、不齊全完整、質(zhì)量不盡人如意等諸多問題。在科研課題項目管理模式下，宏觀管理職能和微觀管理職能沒能在課題組、科技管理部門、檔案管理部門之間有效融合，難以發(fā)揮科技檔案管理職能，保障科研項目檔案的齊套性與完整性。

　　四、新形勢下國家科技計劃項目檔案管理應(yīng)對措施

　　流體物理研究所是中國工程物理研究院下屬研究所，成立于1958年，現(xiàn)有研究人員830余人，主要從事核武器和高新技術(shù)武器的研制。成立之初，研制任務(wù)主要由國家下達(dá)，隨著我國科技體制改革的不斷深入和我所科研實(shí)力的逐漸增強(qiáng)，我所科研任務(wù)逐漸多元化，除主體任務(wù)外，每年承擔(dān)了各種類型國家科技計劃項目數(shù)十個。隨著國家科技計劃項目課題負(fù)責(zé)制的實(shí)施，主持跨單位合作的項目越來越多，如何做好這些項目檔案的管理，是基層科技檔案管理部門面臨的重要挑戰(zhàn)。根據(jù)近幾年國家科技計劃項目管理的經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為適應(yīng)課題管理模式的變化，可以從調(diào)整科技文件歸檔范圍、完善歸檔制度、明確歸檔職責(zé)、適時分段收集控制歸檔幾個方面采取相應(yīng)的管理措施保障項目檔案收集齊全和完整。

　�。ㄒ唬┐蚱苽鹘y(tǒng)檔案分類，調(diào)整文件歸檔范圍。對于合作研制的國家科研計劃課題，除要求編制上報國家的資料及傳統(tǒng)科研技術(shù)檔案外，其他合作單位、協(xié)助單位在項目實(shí)施過程中產(chǎn)生的不同歸屬范圍的檔案也應(yīng)納入主持單位檔案管理工作范疇，主要包括以下內(nèi)容：

　�。�1）科技管理部門在立項、驗(yàn)收過程中產(chǎn)生的各種任務(wù)書、委托合同、項目驗(yàn)收確認(rèn)書、經(jīng)費(fèi)預(yù)算書、項目審計文件等，主持單位在項目管理過程中形成的招投標(biāo)采購文件、管理合同、各種審批文件等傳統(tǒng)歸屬于文書檔案和財務(wù)檔案的文件。

　�。�2）建設(shè)單位在建設(shè)實(shí)驗(yàn)室過程中形成的設(shè)計文件、施工文件、竣工圖、監(jiān)理文件（下轉(zhuǎn)第206頁上接第239頁）、驗(yàn)收文件等歸屬基建檔案的文件。

　�。�3）承擔(dān)單位在研發(fā)過接程中研制或采購試驗(yàn)裝備形成的各種采購論證方案、安裝、調(diào)試總結(jié)、使用說明書、產(chǎn)品質(zhì)量證明文件等歸屬設(shè)備檔案的文件。

　�。�4）試驗(yàn)任務(wù)單位在項目完成過程中形成的各種研究試驗(yàn)原始記錄數(shù)據(jù)、各種技術(shù)采集的電子數(shù)據(jù)等科研檔案、課題鑒定驗(yàn)收過程中形成的成果鑒定檔案等。

　�。ǘ�）完善項目檔案管理制度建設(shè)�；�于科技計劃項目的復(fù)雜性及其快速發(fā)展，而國家或行業(yè)層面檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和制度相對滯后，基礎(chǔ)檔案管理部門及時制定相應(yīng)的規(guī)章制度，將項目各階段產(chǎn)生的文件納入歸檔范圍，在課題實(shí)施之前明確提出檔案管理要求是管理好項目檔案的重要手段。通過近年的實(shí)施，這些歸檔管理制度在檔案收集管理過程中充分發(fā)揮了事前控制的效果，對項目檔案的收集管理起到了良好的促進(jìn)作用。

　�。ㄈ�）明確的檔案收集職責(zé)并分段控制歸檔。明確采用課題組或者科研團(tuán)隊模式管理下的檔案收集歸檔責(zé)任，包括明確科研團(tuán)隊與單位職能管理部門之間，各級行政管理部門與主持單位、合作單位、協(xié)作單位之間責(zé)任的劃分與落實(shí)問題。

　　對于單位內(nèi)部管理部門、課題組之間責(zé)任的明確，通常采用單位規(guī)章制度、任命文件等方式。如我所由所辦統(tǒng)一管理全所檔案工作，除了明確制定各類科研課題歸檔管理實(shí)施細(xì)則外，還對每個科研項目均任命項目行政負(fù)責(zé)人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、子課題負(fù)責(zé)人、項目管理員、項目檔案管理員等具體人員，各階段責(zé)任人依照規(guī)章制度負(fù)責(zé)承擔(dān)各階段文件的產(chǎn)生、審查、批準(zhǔn)和歸檔工作。課題完成后，文件歸檔情況除通常的結(jié)題情況考核外，還納入部門年度目標(biāo)考核，采用兩種方式將課題組與單位的職責(zé)結(jié)合起來，落實(shí)到具體的工作中。

　　五、總結(jié)

　　國家科技計劃項目檔案作為科技檔案的重要組成部分，既是國家的重要的科技財富也是科研單位寶貴的技術(shù)資源。承擔(dān)并能圓滿完成國家科技計劃項目的研制任務(wù)是科研單位的光榮使命，保護(hù)好項目檔案是檔案工作者義不容辭的責(zé)任，面對項目――課題管理模式變革所面臨的問題和挑戰(zhàn)，基層檔案管理人員應(yīng)立足本職崗位，積極采取應(yīng)對措施，充分發(fā)揮檔案人員的專業(yè)管理和監(jiān)督作用，實(shí)現(xiàn)檔案宏觀管理和微觀管理的有效融合，管理好項目檔案

文書檔案工作計劃通用2

　　引言

　　檔案管理工作極具挑戰(zhàn)性，它以實(shí)踐為基礎(chǔ)來獲得相關(guān)內(nèi)容，在圖書館事業(yè)發(fā)展過程中起著相當(dāng)大的作用，檔案中囊括了人們的各種活動方式、活動后的感悟以及人們的發(fā)展等內(nèi)容，能夠?yàn)槿蘸蟮墓ぷ髌鸬揭龑?dǎo)和促進(jìn)作用。圖書館事業(yè)的發(fā)展離不開檔案管理，許多活動的開展都也與檔案管理緊密掛鉤，它們之間是相輔相成的，認(rèn)真落實(shí)好檔案管理工作，不僅能夠促進(jìn)圖書館工作中的交流，還能夠推動各個相關(guān)工作的順利進(jìn)行，由此可見，提高檔案管理水平對于圖書館的發(fā)展而言是意義重大的。

　　1、圖書館檔案記載著圖書事業(yè)的發(fā)展歷程

　　檔案管理工作在圖書館事業(yè)發(fā)展中所發(fā)揮的作用是不容忽視的，檔案中不僅僅記錄了圖書館的歷史活動，還對圖書館中的一些服務(wù)、建設(shè)發(fā)展有所記載，這些記錄是圖書館的財富，從整體上反映出了圖書館的綜合實(shí)力和基本活動。

　　1.1檔案的形成及分類

　　圖書檔案是圖書館各項工作環(huán)節(jié)中所產(chǎn)生或直接形成的原始記錄的載體，對于圖書管理工作有著一定的利用價值。在國家有關(guān)法律和法規(guī)中，圖書館檔案被分為九個一級類目，依次包括：行政管理、圖書業(yè)務(wù)、會計檔案、黨群工作、人事檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、實(shí)物和聲像檔案。

　　1.2檔案收集和整理

　　檔案的收集是檔案管理工作的開端，也是檔案從無到有的過程，在這一過程中，包含著對各類文件的收集，主要包含兩大方面內(nèi)容：圖書館檔案室接收和征集檔案。在對文件的收集過程中，需要做到細(xì)心仔細(xì)，對工作過程中產(chǎn)生的原始記錄都要進(jìn)行精確統(tǒng)計和保存，以免遺漏，便于日后可能需要的總結(jié)與查閱。檔案收集的任務(wù)是解決檔案分散狀況與保管、利用檔案要求，合理集中矛盾，只有“化分散為集中”，才便于保管和利用。

　　2、檔案管理是圖書館工作的基礎(chǔ)

　　2.1完善檔案管理設(shè)備

　　在檔案管理工作中，檔案的安全保管至關(guān)重要，為此，圖書館可在檔案管理的細(xì)節(jié)上做文章，例如將原有的保密性不強(qiáng)且容易破損的檔案袋替換成更為科學(xué)專業(yè)的檔案袋，這樣更有利于檔案的管理和查找，避免了因檔案凌亂不堪而難以查找的現(xiàn)象。

　　2.2提高檔案工作質(zhì)量

　　工作人員在進(jìn)行檔案管理時，要依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來對檔案的各項工作方案進(jìn)行新一輪的修訂，將每一分每一秒都把握在手，充分地加以利用，全面整理圖書館各個時期的檔案，要使得檔案資料能夠用合理的方式進(jìn)行類別劃分、卷目清晰、擺放有序、查閱方便。

　　2.3加快檔案管理步伐

　　當(dāng)今世界的現(xiàn)代化發(fā)展趨勢也要求檔案管理能夠向著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，這對于檔案管理效率的提高起到了促進(jìn)作用。為了達(dá)到這一目標(biāo)，圖書館可以增設(shè)一些必要的現(xiàn)代設(shè)備，如打�。軓�(fù)印機(jī)、掃描儀、計算機(jī)等，并在此基礎(chǔ)上采用一些檔案管理軟件，全程以計算機(jī)來進(jìn)行管理操作，從而提高檔案管理的效率，進(jìn)一步促進(jìn)圖書館事業(yè)的`發(fā)展。

　　3、如何做好檔案管理工作

　　3.1增強(qiáng)工作人員的檔案意識

　　檔案意識的加強(qiáng)在當(dāng)今社會已成了普遍的趨勢，隨著社會的發(fā)展，人們在潛移默化中提高了對檔案管理工作的要求，也越來越將注重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到此項工作上來，檔案意識的增強(qiáng)，不僅對于檔案管理效率的提高起到極其重要的作用，對于其作用的發(fā)揮也具有深遠(yuǎn)的意義。而相反的，檔案意識薄弱就會影響檔案作用的發(fā)揮，使得檔案無處可用。圖書館要制定計劃，定期對檔案管理進(jìn)行監(jiān)督檢查和考核，強(qiáng)化檔案管理工作，使其能夠高效快速地發(fā)展起來。

　　3.2領(lǐng)導(dǎo)要對檔案工作給予高度的重視

　　在圖書館的工作計劃中，應(yīng)為檔案管理工作留有特定的位子并認(rèn)真制定計劃，給此項工作予以高度重視，在此基礎(chǔ)上，領(lǐng)導(dǎo)要就檔案工作的重要性和要求向工作人員進(jìn)行多次強(qiáng)調(diào)，讓他們從思想上重視起此項工作，讓此項工作能夠更加規(guī)范，更加嚴(yán)謹(jǐn)，更加科學(xué)，掀起新一輪檔案管理的高潮。

　　3.3對制度建設(shè)予以高度重視

　　制度建設(shè)對于檔案管理工作的影響很大，它的健全與否與其工作的順利有序進(jìn)行密切相關(guān)，也為規(guī)范其管理奠定了基礎(chǔ)。為此，圖書館必須尋找一些有效的措施，提出切實(shí)可行的方案來對制度建設(shè)進(jìn)行落實(shí)，如按相關(guān)工作要求，完善檔案管理制度，使其成為一個系統(tǒng)而有序的整體；原來分散的管理方式也可為集中管理方式所取代；做好對檔案的保管統(tǒng)計；做到管理中的每個工作都有依有據(jù)；為檔案管理的工作提供強(qiáng)有力的保障等。做好上述工作，定能推動圖書館工作的順利開展。

　　3.4提高管理水平，發(fā)揮檔案作用

　　尋求有效措施對提高檔案管理的水平進(jìn)行不斷提升，在實(shí)際的管理過程當(dāng)中，需要充分發(fā)揮人們的主觀能動性，對于技術(shù)手段，需要不斷地進(jìn)行更新，這些都是能夠在一定程度上提升檔案管理水平的有效措施，同時也使得檔案管理能夠更加上升一個層次，在檔案管理當(dāng)中，最重要的當(dāng)屬管理人員的技術(shù)水平以及綜合素質(zhì)，此外，責(zé)任心同樣也是不可缺乏的，只有這樣，才能夠不斷地開拓創(chuàng)新，提高檔案管理的整體效率和整體質(zhì)量，從而能夠更加方便快捷地為圖書館提供高品質(zhì)的服務(wù)。

　　4、檔案的管理在圖書館當(dāng)中的運(yùn)用

　　4.1檔案管理與圖書館業(yè)務(wù)統(tǒng)計工作的關(guān)系

　　檔案管理工作可被看做是圖書館業(yè)務(wù)統(tǒng)計工作的基礎(chǔ)，圖書館業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作沒有人們想象的那么簡單，不如計算那般簡單講數(shù)字進(jìn)行加減即可，而是比計算更為精確，更為科學(xué)的一種方法，通過對工作記錄的分析，可以比較出工作中的優(yōu)缺點(diǎn)，并及時發(fā)現(xiàn)所存在的問題，便于有效可行方案及措施的提出。不僅如此，圖書館業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作還能拋磚引玉，創(chuàng)新人們的思維，使其提出嶄新的觀點(diǎn)及理念，使圖書館將側(cè)重點(diǎn)放在正確的位置，為圖書館工作的順利進(jìn)行提供保障。圖書館的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作具有自身的特性，如連續(xù)性，依據(jù)相關(guān)要求，它通過對原始記錄的分析來歸納得到最終的結(jié)果，以此來指導(dǎo)圖書館的日后工作活動。它在很多情況下，都能提供更為便捷的解決措施和方法。

　　4.2圖書館的檔案工作是人力資源建設(shè)的主要依據(jù)

　　圖書館必須要跟上時代的步伐，努力創(chuàng)新，滿足日新月異的需求變化，人才的培養(yǎng)和引進(jìn)問題迫在眉睫。而人才培養(yǎng)計劃要循序漸進(jìn)，不能毫無根據(jù)和計劃。如果圖書館沒有專業(yè)的人才資源的長期支持會造成與社會的脫節(jié)和管理上的拖沓，沒有針對性的培養(yǎng)也會造成人才資源的流失和浪費(fèi)。

　　4.3檔案的管理工作能夠?yàn)閳D書館質(zhì)量的提升提供保障

　　檔案是描繪歷史的最佳憑證，另外，圖書館的檔案管理工作是圖書館從業(yè)人員在以往的業(yè)務(wù)過程中與讀者交流接觸所得的資料結(jié)合而成。業(yè)務(wù)檔案是根據(jù)在實(shí)際工作中針對圖書館開展每一項活動的真實(shí)記載，包含活動的策劃、實(shí)施和后期成效等內(nèi)容。在讀者進(jìn)行相關(guān)檢索時，可以根據(jù)個人需求進(jìn)行信息的搜索。為了滿足讀者這項需求，圖書館必須對檔案進(jìn)行認(rèn)真的記載和管理，對每項服務(wù)活動的完整過程做好總結(jié)和文件資料。文件資料包括：活動的構(gòu)思、預(yù)備實(shí)行方案、活動中出現(xiàn)的問題、活動所取得的效果、對活動的反思和總結(jié)等內(nèi)容。這些文件資料為圖書館的未來奠定了堅實(shí)的基礎(chǔ)，為以后的活動提供了寶貴的資料和借鑒。在圖書館后期的活動中，這些檔案可以為相關(guān)業(yè)務(wù)者提供參考內(nèi)容，可以節(jié)省前期準(zhǔn)備的時間和工作量，甚至可以采取相同的思路，為服務(wù)工作提供了便捷之路，另外也對圖書館的品牌效應(yīng)助一臂之力，更有利于特色服務(wù)的宣傳和推廣。

　　結(jié)束語

　　總的來說，檔案作為當(dāng)今信息時代不可或缺的一部分而存在，其本身的特性就具有極強(qiáng)的說服力，能夠很容易引起人們的共鳴，無論是人們的實(shí)踐活動還是發(fā)展歷程都記錄于其中，它集合了各種方法、經(jīng)驗(yàn)以及成果，能夠作為圖書館之間學(xué)習(xí)借鑒的橋梁，使其取其精華、去其糟粕，從而促進(jìn)圖書館事業(yè)的不斷改進(jìn)與完善，更好地滿足廣大讀者的需求。因此，檔案工作在圖書館事業(yè)建設(shè)方面立下了不小的功勞，是圖書館事業(yè)發(fā)展中不可忽視的一部分，只有將檔案管理工作做好，才能把圖書館的服務(wù)工作做得更好。

文書檔案工作計劃通用3

　　基本建設(shè)是一項由多主體參與，建設(shè)周期相對較長并高度依賴各種專業(yè)知識的智力型活動�；�建檔案是基本建設(shè)全生命周期中形成的文字、圖表、聲像等具有保存價值信息資料總稱[1]，具有最原始、最真實(shí)、最全面的特性，是對相關(guān)項目進(jìn)行進(jìn)一步改擴(kuò)建或修繕的基本依據(jù)。基建檔案除具有一般文書檔案原始記錄性、信息性、真實(shí)性、價值性等特點(diǎn)之外，還具有內(nèi)容專業(yè)性、成套完整性、現(xiàn)實(shí)使用性、整理動態(tài)性、來源廣泛性、收集滯后性的特點(diǎn)。

　　文獻(xiàn)檢索以及管理實(shí)踐表明，我國當(dāng)前基建檔案管理普遍存在重視程度不夠、管理意識不強(qiáng)、資料不全、整理不規(guī)范、硬件投入不

　　足、人員隊伍力量薄弱等問題，與歐美發(fā)達(dá)國家差距較大。以美國為例，美國政府十分重視基建檔案收集與保管，檔案資料系統(tǒng)、完整、門類齊全、數(shù)量豐富，比如西雅圖港務(wù)局、紐約世界貿(mào)易中心除保存有基建相關(guān)照片和文字材料外，甚至連產(chǎn)業(yè)主最初用鋼筆勾畫的建筑物意向草圖都裝入了鏡框，妥善保管。

　　為夯實(shí)我國基建檔案管理實(shí)務(wù)工作基礎(chǔ)，提高基建檔案管理研究水平，本文結(jié)合現(xiàn)階段我國檔案管理研究成果和基建檔案管理實(shí)踐，從業(yè)主方[6]角度研究了我國基建檔案管理工作。

　　二、研究重點(diǎn)

　　圍繞基建檔案管理實(shí)務(wù)要求，本文著重研究基建檔案管理機(jī)制、范圍管理、歸檔方法等，力圖建立一套相對科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)的管理體系。

　　（一）基建檔案管理機(jī)制研究

　　從管理層面分析，基建檔案管理是一個閉合循環(huán)漸進(jìn)完善的體系。鑒于此，本文運(yùn)用“PDCA循環(huán)法則”，按照統(tǒng)分結(jié)合（“業(yè)主方制定管理總體計劃―各責(zé)任主體制定并實(shí)施具體管理計劃―業(yè)主方驗(yàn)查并總結(jié)”）的思路，開展基建檔案管理機(jī)制研究。

　　1、 PDCA循環(huán)法則概述

　　PDCA循環(huán)又被稱為“戴明環(huán)”，是由美國質(zhì)量統(tǒng)計控制之父休哈特提出的PDS（Plan，Do，See）演化而來，經(jīng)美國質(zhì)量管理專家戴明改進(jìn)并加以宣傳而獲得普及。它是全面質(zhì)量管理計劃制訂和組織實(shí)現(xiàn)應(yīng)遵循的科學(xué)程序。PDCA循環(huán)法是按照Plan（計劃）、Do（執(zhí)行）、Check（檢查）和Act（處理）順序依次開展工作，并且循環(huán)不止地進(jìn)行下去的一種質(zhì)量管理基本方法。經(jīng)過PDCA循環(huán)，成功經(jīng)驗(yàn)應(yīng)加以肯定并推廣，推進(jìn)管理的標(biāo)準(zhǔn)化；失敗教訓(xùn)要加以總結(jié)，以應(yīng)用到下一個循環(huán)，實(shí)現(xiàn)基建檔案管理能力的階梯式上升。

　　2、基建檔案管理流程分析

　　基于PDCA循環(huán)法則，將基建檔案管理流程分解為計劃制定、管理實(shí)施、對照檢查以及經(jīng)驗(yàn)總結(jié)四個階段。

　�。�1）計劃制定�；�建檔案管理計劃包括總體計劃和實(shí)施計劃兩類�？傮w計劃由業(yè)主方制定，是基建檔案管理的總綱�？傮w計劃制定是基建檔案全過程管理的起點(diǎn)，始于項目生命周期中“提出項目概念”階段，主要內(nèi)容包括：一是明確檔案管理是項目管理的必要組成，要求其他建設(shè)相關(guān)方[7]必須重視基建檔案收集與整理，界定清楚各方管理責(zé)任；二是明確其他建設(shè)相關(guān)方的檔案歸檔范圍以及檔案移交業(yè)主方的時間；三是明確檔案管理的組織方式，包括歸檔程序、移交程序、借閱程序、復(fù)印程序等；四是明確檔案管理抽檢制度、約束制度以及獎懲措施。實(shí)施計劃是其他建設(shè)相關(guān)方結(jié)合本單位實(shí)際情況制定的具體工作計劃。實(shí)施計劃必須與總體計劃保持一致。其他建設(shè)相關(guān)方制定的實(shí)施計劃須報經(jīng)業(yè)主方批準(zhǔn)同意后，方能生效。

　�。�2）管理實(shí)施。基建檔案管理實(shí)施遵循“統(tǒng)一計劃、分塊實(shí)施、集中歸檔”的原則。統(tǒng)一計劃是指由業(yè)主方制定檔案管理總體計劃，明確檔案管理的統(tǒng)一目標(biāo)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一要求；分塊實(shí)施是指其他建設(shè)相關(guān)方圍繞項目建設(shè)管理規(guī)劃大綱以及基建檔案管理總體計劃，制定具體的檔案管理實(shí)施計劃，履行各自檔案管理職責(zé)，完成總體計劃的各項要求；集中歸檔是指項目建設(shè)完成后，其他建設(shè)相關(guān)方按要求將各自檔案移交業(yè)主方，由業(yè)主方進(jìn)行查驗(yàn)、接收，并依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，進(jìn)行分類、裝訂、歸檔、移交或備案。

　　（3）檢查監(jiān)督。基建檔案特點(diǎn)要求基建檔案管理必須要高度重視過程監(jiān)督。一是業(yè)主方監(jiān)管。業(yè)主方是基建檔案管理的主體和核心，具有指導(dǎo)、監(jiān)督其他建設(shè)相關(guān)方按照總體計劃要求做好基建檔案管理工作的責(zé)任和義務(wù)。項目建設(shè)過程中，業(yè)主方要將定期檢查與不定期抽查相結(jié)合，做好基建檔案管理的監(jiān)督檢查。二是其他建設(shè)相關(guān)方的自查。其他建設(shè)相關(guān)方要對照經(jīng)批準(zhǔn)認(rèn)可的實(shí)施計劃做好檔案歸檔以及經(jīng)常性自查，健全借閱制度、復(fù)印制度，保證檔案及時收集、完整歸檔、管理規(guī)范。

　　（4）經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。經(jīng)驗(yàn)總結(jié)既是基建檔案管理系統(tǒng)中的承前啟后環(huán)節(jié)，也是業(yè)主方提升檔案管理水平的關(guān)鍵程序。對于管理過程中的好經(jīng)驗(yàn)、好做法，要及時總結(jié)提煉，形成制度，進(jìn)行推廣，做到標(biāo)準(zhǔn)化；失敗教訓(xùn)更是彌足珍貴，應(yīng)引起業(yè)主方高度重視，組織研究應(yīng)對措施，以避免在下一個PDCA循環(huán)中再出現(xiàn)類似問題，逐步提高基建檔案管理的整體水平。

　�。ǘ�）基建檔案范圍管理研究

　　借鑒現(xiàn)代項目管理中范圍管理理論，定義基建檔案范圍管理為項目生命周期內(nèi)所有有價值檔案的綜合管理和控制，以及完成檔案管理總體計劃所規(guī)定的必須工作，并且只完成那些必須完成的工作。基建檔案范圍管理包括初始定義、范圍確認(rèn)、范圍變更控制等三個環(huán)節(jié)，基建檔案范圍管理主體是業(yè)主方以及其他建設(shè)相關(guān)方，其中業(yè)主方是最終責(zé)任主體�；�建檔案范圍管理研究基礎(chǔ)是檔案價值鑒定理論。

　　1、檔案價值鑒定理論概述

　　檔案價值鑒定是現(xiàn)代檔案管理中的重要方法和重點(diǎn)內(nèi)容，是指鑒定主體基于對檔案保存價值和利用意義的合理認(rèn)識，對檔案質(zhì)量、有用性和管理效益做出判斷與估價的智力性工作。根據(jù)檔案價值鑒定三段論，范圍管理是現(xiàn)代檔案管理“前端控制”的重要手段。

　　2、初始定義

　　基建檔案范圍管理初始定義是指基建檔案管理主體依據(jù)國家檔案管理相關(guān)法規(guī)、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)和基建程序，進(jìn)行基建檔案管理內(nèi)容的初始化定義。基建檔案范圍管理初始定義是檔案價值鑒定的前提與基礎(chǔ)，也是形成基建檔案范圍管理成果的最終依據(jù)，應(yīng)在基建檔案管理總體計劃中予以明確。業(yè)主方是基建檔案范圍管理初始定義的管理主體。

　　3、范圍確認(rèn)及變更控制

　　基建檔案范圍管理的范圍確認(rèn)是指其他建設(shè)相關(guān)方依據(jù)初始定義，并結(jié)合各自管理職能，對基建檔案范圍管理內(nèi)容予以認(rèn)可的行為過程。范圍確認(rèn)結(jié)果是開展基建檔案管理的直接依據(jù)，應(yīng)在實(shí)施計劃中體現(xiàn)。其他建設(shè)相關(guān)方是基建檔案范圍管理范圍確認(rèn)的主體。對于基建檔案范圍管理初始定義有異議的，有關(guān)建設(shè)相關(guān)方須按基建管理程序向業(yè)主方提出變更申請，獲得批準(zhǔn)同意并調(diào)整初始定義后，方能生效。

　　4、范圍管理成果

　　基建檔案范圍管理經(jīng)“自上而下”和“自下而上”雙向溝通與確認(rèn)后，最終形成三項成果：一是工作任務(wù)書，明確基建檔案管理的主要任務(wù)；二是工作說明書，詳細(xì)解釋基建檔案管理過程中的相關(guān)事項；三是工作分解結(jié)構(gòu)（WBS），確定基建檔案管理的`工作體系與責(zé)任體系。工作任務(wù)書、工作說明書、分解結(jié)構(gòu)（WBS）是基建檔案范圍管理的核心要件，也是進(jìn)行基建檔案驗(yàn)收的最終依據(jù)。

　�。ㄈ�）基建檔案歸檔方法研究

　　項目竣工后，業(yè)主方需按一定原則對基建檔案進(jìn)行歸檔、編號。結(jié)合管理實(shí)踐，我們認(rèn)為基建檔案歸檔需充分考慮“現(xiàn)實(shí)使用性”的突出特點(diǎn)，遵循“方便查閱，便于使用，完整保存”的原則進(jìn)行編號歸檔。

　　國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—20xx），要求檔案以“件”為單元進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目和裝盒。我們研究認(rèn)為，基建檔案歸檔要在滿足行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)基本要求前提下，遵循基建文件自身形成規(guī)律，保持文件間有機(jī)聯(lián)系，采用“按基建程序各階段形成文件作為分‘件’單元；‘件’內(nèi)文件批復(fù)在前，申請在后，轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；項目結(jié)束年作為檔案歸檔年”的方法進(jìn)行基建檔案歸檔，以保證基建檔案連續(xù)性、整體性和合規(guī)性。

　　三、對策建議

　　基于上述研究，開展基建檔案管理工作，要著力抓好以下幾點(diǎn)。

　�。ㄒ唬┰鰪�(qiáng)意識，重視基建檔案管理工作

　　一是要轉(zhuǎn)變基本建設(shè)“重申報建設(shè)，輕資料收集”的觀念，特別是單位“一把手”要充分認(rèn)識到基建檔案的重要作用，加強(qiáng)檔案重要性宣傳，營造并形成“人人重視檔案資料收集，人人具備檔案管理基本素質(zhì)”的良好氛圍，將基建檔案管理與合同管理、質(zhì)量管理、進(jìn)度管理、資金管理、安全管理放到同等重要位置。二是重視基建檔案管理軟實(shí)力和硬件設(shè)施建設(shè)。建立健全基建檔案管理人員激勵與考評機(jī)制，注重對基建管理人員的檔案知識培訓(xùn)，鼓勵開展基建檔案專題研究，提高基建檔案管理的智力支撐水平；加大資金投入力度，運(yùn)用新興科技提高檔案設(shè)施裝備水平，保證檔案資料存儲安全、使用便捷，實(shí)現(xiàn)管理的信息化與現(xiàn)代化。

　�。ǘ�）采取措施，提高基建檔案管理要求

　　基建檔案管理面廣、涉及主體多，管理難度大。業(yè)主方作為最終責(zé)任者，要發(fā)揮好統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)與指導(dǎo)作用，研究采取有效措施，細(xì)化對其他建設(shè)相關(guān)方的管理要求。一是進(jìn)一步建立健全基建檔案管理機(jī)制，將檔案管理計劃細(xì)化為總體計劃、實(shí)施計劃兩個層次，分級制定，分塊實(shí)施，集中歸檔；明確基建檔案管理的工作任務(wù)書、工作說明書以及工作分解結(jié)構(gòu)（WBS），界定清楚各建設(shè)相關(guān)方的管理責(zé)任。二是要將基建檔案管理要求形成條款納入有關(guān)合同，以明晰業(yè)主方與其他建設(shè)相關(guān)方的責(zé)權(quán)關(guān)系，強(qiáng)化基建檔案管理實(shí)施的強(qiáng)制性。三是要進(jìn)一步建立健全基建檔案管理的監(jiān)督制度、借閱制度，保證項目檔案能夠及時集中歸檔，避免零散分散保存，造成遺失。

文書檔案工作計劃通用4

　　PDCA循環(huán)是美國管理學(xué)專家戴明提出的著名理論，P（Plan計劃）：根據(jù)任務(wù)的目標(biāo)和要求，制定科學(xué)的計劃；D（Do執(zhí)行）：進(jìn)行具體運(yùn)作，實(shí)施計劃；C（Check檢查）：對管理的結(jié)果進(jìn)行系統(tǒng)的總結(jié)和評價：A（Action行動）：在結(jié)果評估時總會出現(xiàn)各種問題，必須采取有關(guān)的措施進(jìn)行改進(jìn)。在每一次的循環(huán)過程中舊的內(nèi)容都會被新的所替代，逐漸一些問題就得到了解決，管理的水平也逐漸地提高。從實(shí)質(zhì)上來說，每一次的循環(huán)，都是處理水平的升華，從而促使整體的水平不斷地在改進(jìn)中優(yōu)化、升級，從而滿足新的需求。從上面的分析中可以看到，PDCA循環(huán)并不是原地周而復(fù)始的運(yùn)轉(zhuǎn)，而是螺旋式上升的運(yùn)轉(zhuǎn)，然后一環(huán)扣一環(huán)，互相制約，互為補(bǔ)充，因此PDCA循環(huán)又稱為質(zhì)量環(huán)。

　　2、醫(yī)院文書檔案管理的內(nèi)涵

　　醫(yī)院文書檔案是由醫(yī)院在日常行政往來、管理工作中形成的公文轉(zhuǎn)變而來，是檔案管理體系中的重要組成部分，是醫(yī)院重大事件、重要活動的原始資料記載，具有參考、憑證作用。對醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展具有十分重要的價值。就醫(yī)院本身來說檔案管理構(gòu)成了其存在的基礎(chǔ)，也是醫(yī)院辦公室的基礎(chǔ)文案。包括檔案的收集、整理、立卷、歸檔、利用以及銷毀等一系列銜接有序的行為或過程。隨著醫(yī)院的發(fā)展，文書檔案管理在醫(yī)院管理中的作用日益提升，文書檔案的管理體現(xiàn)了整個醫(yī)院的基礎(chǔ)管理水平。

　　3、醫(yī)院文書檔案管理中實(shí)踐PDCA循環(huán)理論

　　P———計劃階段：

　　1、就文書檔案管理工作而言，要促使文書檔案能夠從整體上反映出醫(yī)院的實(shí)際運(yùn)行和管理的有關(guān)情況，對于這些文件需要進(jìn)行妥善的保管。最首要的任務(wù)就是建立起一套規(guī)章制度，從規(guī)章制度上入手，逐漸完善相應(yīng)的體系建設(shè)工作，促使文書檔案管理工作向著正規(guī)化、人性化的方向逐步發(fā)展。

　　2、對于醫(yī)院文書檔案管理過程中來說，涉及的最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)的'工作就是對各種文案進(jìn)行收集并歸檔。在工作中確定文書檔案的歸檔的總體范圍是文書檔案保管的基礎(chǔ)。在實(shí)際管理過程中確定文書檔案的歸檔范圍可以有效地促進(jìn)管理效率的提升，也保障了管理的質(zhì)量。

　�。�1）設(shè)定歸檔方針。在文書檔案的管理過程中需要確立一個合理的歸檔方針，歸檔方針的確立必須以文書檔案的自身特征以及形成的方式為基準(zhǔn)點(diǎn)。實(shí)踐中各個科室的檔案是不同的，必須形成科學(xué)合理的歸檔方針。在平時還要加強(qiáng)不同科室間的交流，從而不斷對歸檔范圍進(jìn)行修繕。

　　（2）文書檔案收集。完成第一步的工作以后，就要依據(jù)前面的方針進(jìn)行文書檔案的收集工作，在收集的過程中管理的人員一定要本著認(rèn)真、負(fù)責(zé)的態(tài)度進(jìn)行。在收集的過程中一定要將各個科室的資料進(jìn)行嚴(yán)格的分類統(tǒng)計，還要保證資料不能有缺失。

　�。�3）合理確定分類。之所以進(jìn)行文書檔案的分類，就是為了不斷提高工作的質(zhì)量。因此，在進(jìn)行檔案的分類過程中一定要依據(jù)各個科室的實(shí)際情況進(jìn)行。由于部分科室之間的文書檔案會存在交集，對于這類文書檔案要合理地進(jìn)行區(qū)分，避免出現(xiàn)混淆現(xiàn)象，從而影響到以后的文書檔案的使用。

　　3、除了完善規(guī)章制度，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，還要逐步制定檔案人員的培訓(xùn)計劃和培養(yǎng)方案，提高檔案管理的專業(yè)技能，使檔案人員的業(yè)務(wù)水平不斷更新，以便跟上檔案發(fā)展的步伐。

　　4、最后再確定引進(jìn)專業(yè)設(shè)備計劃，完善現(xiàn)有辦公自動化程序，升級檔案管理系統(tǒng)，逐步提高硬件基礎(chǔ)設(shè)施

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